Coronaproof evenement organiseren in 2020? zeker en vast!

Background

Een Coronaproof evenement organiseren wordt een stuk makkelijker met de Popup Venue. Op deze pagina leggen wij u uit hoe wij dat doen en op welke wijze wij u ontzorgen.

UPDATE 1 juli 2020: Popup Venue en Popup Skybox ontvangen officieel Covid veiligheidslabel

Op 1 juli 2020 ontving Popup Venue en daarmee de Popup Skybox het officieel Covid Veiligheidslabel dat wordt uitgegeven door de Vlaamse overheid. In dit artikel leest u daar alles over.

Coronaproof evenement organiseren: aanloop

Een goed begin is het halve werk en dat geldt ook bij het organiseren van uw Coronaproof evenement. Daarom ontzorgen wij u al vanaf het moment dat u bij ons meer informatie aanvraagt. Neem gerust contact op en vraag naar de mogelijkheden. Als evenementspecialisten denken wij graag met u mee. Of het nu gaat over de organisatie, formaliteiten of invulling van uw Coronaproof evenement, creatief meedenken past ons.

UPDATE: CORONAPROOF NA 24 juni 2020:

Op 24 juni maakte onze Minister-president bekend dat de Coronamaatregelen voor het organiseren van evenementen versoepeld zijn. Onze protocollen en onderstaande uitleg zijn aangepast aan deze nieuwe, minder strikte situatie.

Voor het organiseren van evenementen gelden vanaf 24 juni 2020 de volgende regels:

  • De anderhalve meter-regel blijft van toepassing;
  • Voor indoor evenementen geldt tot 30 juni 2020 een maximum aantal bezoekers van 30. Per 1 juli wordt dit verhoogd tot maximaal 100, zonder dat triagevragen (de gezondheidsvragen) en bezoekersregistratie verplicht is;
  • Indoor-evenementen met meer dan 100 bezoekers mogen vanaf 1 juli plaatsvinden, mits:
    • Bezoekers zich vooraf registreren;
    • Er bij aankomst triagevragen gesteld worden aan iedere bezoeker;
    • bezoekers een zitplaats krijgen.
  • Buitenevenementen kunnen voor maximaal 250 bezoekers georganiseerd worden zonder dat een zitplaats, het stellen van triagevragen en/of reservering noodzakelijk is.
  • Het aantal bezoekers voor buitenevenementen kan onbeperkt vergroot worden. Bij meer dan 250 bezoekers geldt dat een reservering, zitplaats en het stellen van triagevragen wel noodzakelijk is.
  • In alle gevallen blijft de anderhalve meter-regel van toepassing. Bovendien kunnen lokale autoriteiten aanvullende voorwaarden stellen indien een vergunning noodzakelijk is.

De Popup Venue en Popup Skybox zijn beide geschikt voor het organiseren van kleine (vanaf 30 personen) en grote binnen- en buitenevenementen.

Concrete interesse en het locatiebezoek

Zodra uw interesse concreet wordt gaan we langzaam over naar de voorbereiding. Nog steeds vrijblijvend bezoeken wij u op de locatie waar u de Popup Venue of Popup Skybox wilt plaatsen. Indien u zelf niet beschikt over een passende locatie verrassen wij u ook op dat punt graag met onze mogelijkheden. Wanneer we zeker weten dat uw locatie geschikt is voor de inzet van de Popup Venue of Popup Skybox neemt onze collega ter plaatse direct de praktische richtlijnen ten aanzien van Corona met u door.

Op basis van de op dat moment geldende regels en uw gebruikelijke werktijden en planning stemmen we af hoe wij de Popup Venue Coronaproof bij u op kunnen bouwen. Hierna doen wij ons best om u weer te verrassen. Deze keer met een scherp geprijsde totaalofferte.

Licenties en ondersteuning bij vergunningen

Met de Popup Venue en de Popup Skybox bieden wij een totaaloplossing. Dit betekent dat de licenties voor het bekijken van uw favoriete (voetbal)wedstrijden en het laten horen van (live) muziek uiteraard vooraf geregeld zijn met rechthebbenden.

Wanneer u uw evenement op uw eigen locatie organiseert zijn er meestal geen aanvullende vergunning noodzakelijk. Wanneer u een evenement op een andere locatie organiseert kan er, afhankelijk van de specifieke invulling van het evenement, een vergunning nodig zijn. Uiteraard begeleiden wij u ook graag bij het aanvragen van eventueel benodigde vergunningen. Deze post specificeren wij, indien van toepassing, apart in onze offerte.

Coronaproof evenement: voorbereiding

Wanneer u uw akkoord hebt gegeven op de offerte kan de voorbereiding van uw Coronaproof evenement beginnen. U kunt zich volledig richten op de inhoud van uw evenement. Conform hetgeen in de overeenkomst is afgesproken ondersteunen wij u daarbij. Verder hoeft u zich geen zorgen te maken. Wij gaan namelijk beginnen met de inhoudelijke voorbereiding. Zo leggen we de artiesten en het entertainment van uw keuze vast. Ook maken we met onze hospitality partner JMW alvast de nodige afspraken om uw gasten op de juiste wijze te ontvangen.

Reserveren en triagevragen

Indien voor uw evenement reservering en/of het stellen van triagevragen noodzakelijk is kunnen wij ook hierin voorzien dankzij onze online omgeving.

In verband met de actuele regelgeving en richtlijnen van het RIVM ontvangt zo’n 10 dagen vóór uw evenement ons voorbereidingsdocument met daarin de planning voor Coronaproof aankomst, opbouw, evenement en afbouw. Uiteraard bespreken we dit met u. Zo bent u samen met ons voorbereid op de dag van uw evenement.

Het Coronaproof evenement

Inmiddels is de grote dag aangebroken, de dag van uw Coronaproof evenement. ‘s Morgens arriveren de medewerkers van onze Projectpartner ConExpo. Zij werken uiteraard conform Coronaregels. Ook hebben zij hun werkzaamheden zo ingedeeld dat zij bij de opbouw steeds de voor hen geldende Coronamaatregelen in acht nemen.

Coronaproof evenement Coronaproof horeca
Een Coronaproof evenement betekent een Coronaproof bar-opstelling en serveren.

In de tussentijd arriveren de medewerkers van JMW. Conform de briefing die wij vooraf met u hebben doorgenomen bereiden zij alles voor om uw gasten te ontvangen met de grandeur die van een topevenement verwacht mag worden. Ook maken zij de entree in orde zodat de triagevragen gesteld kunnen worden en de gasten, uiteraard met inachtneming van de 1,5 meter regel, hun handen kunnen ontsmetten.

Ook de artiesten en entertainers arriveren conform de tijden die in het draaiboek zijn opgenomen. Zij bereiden zich voor op het evenement.

De mensen van ConExpo beginnen vaak al vroeg (en soms zelfs in de nacht) omdat het opbouwen van de Popup Venue een halve dag in beslag neemt. Hierna zij wij er klaar voor om uw gasten te ontvangen!

Coronaproof evenementen ervaren

Op het moment dat uw evenement begint is de organisatie ten einde en beginnen we aan de uitvoering. Onze technici zijn voorbereid en de artiesten hebben hun soundcheck inmiddels gedaan.

Uw gasten Coronaproof ontvangen: zo doen wij dat

Uiteraard wilt u uw gasten Coronaproof ontvangen. Daar zorgen wij eveneens voor. Allereerst richten wij, uiteraard met de 1,5 meter-regel op het netvlies, de ontvangstruimte in. Ook verzorgen wij een balie om de gastenlijst te controleren en uw gasten de gelegenheid te geven hun handen te ontsmetten en eventuele mondkapjes weg te gooien.

Vervolgens stelt onze vriendelijke host(es) indien nodig de triagevragen, waarna zij de gasten conform de looplijnen naar hun plaats begeleid. Als de gasten binnen zijn en iets lekkers hebben gekregen is het zover. U bent er klaar voor om er samen met ons een onvergetelijk evenement van te maken waar men nog lang over na zal praten.

Op deze pagina vindt u enkele inhoudelijke suggesties om uw Coronaproof evenement te organiseren.

We kunnen u uiteraard vertellen hoe natuurlijk de sfeer op uw evenement is en hoe authentiek uw gasten de beleving ervaren. U kunt het ook zelf zien in onderstaande video.

Uiteraard kunt u bij onze referenties ook zien wat onze gasten zelf van een evenement in de Popup Venue/Popup Skybox vinden. Bent u inmiddels enthousiast? Dan nodigen we u graag uit om vrijblijvend verder te praten.

Coronaproof blijven tijdens het evenement

Om ook het evenement zelf zo Coronaproof mogelijk te laten verlopen hebben wij de medewerking van u en uw gasten nodig. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft namelijk bepaald dat het stellen van triagevragen aan en/of het meten van de temperatuur van gasten aan strenge regels onderworpen is. Wij verzoeken u dan ook om één persoon van uw organisatie aan te wijzen die als aanspreekpunt fungeert.

De verantwoording om uiteindelijk te beslissen of een gast wel of niet toegelaten wordt tot het evenement rust namelijk bij u als organisator. Ditzelfde geldt als er tijdens het evenement een situatie ontstaat (denk aan een spontane polonaise) waardoor de Corona-regels niet meer in acht worden genomen. Ook dan beslist u als huurder uiteindelijk of en hoe er gehandeld wordt. Uiteraard zal onze goed getrainde host(es) daarbij graag adviseren of mee-overleggen.

Los hiervan geldt te allen tijde dat wij bevoegd zijn het evenement stil te leggen, op te schorten of – uiteindelijk – te staken indien de ontstane situatie tot een onveilig gevoel leidt bij ons en/of de mensen die voor ons werken.

Uw Coronaproof evenement afbouwen

Zoals altijd gaat de tijd snel als het gezellig is. De artiesten nemen afscheid en de medewerkers van JMW ruimen alle resten van het aangenaam verpozen op voor zij vertrekken. Ondertussen gaan de professionals van ConExpo weer aan de slag om volgens de Coronarichtlijnen uw evenement af te bouwen.

Uiteraard hebben we de eerste werkdag na het evenement contact om uw Coronaproof evenement te evalueren. Wij zijn ervan overtuigd dat u dan tevreden terugkijkt!

Heeft u inmiddels inspiratie opgedaan? Neem dan contact met ons op. We denken graag met u mee.

Op de hoogte blijven over acties en nieuws over onze Popup Venue?
Ja, schrijf mij in
close-image